Die elektronische Rechnung wird kommen

Die Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) zum 01.01.2025 bringt umfassende Neuerungen und soll Vorteile für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen mit sich bringen.

Gesetzliche Grundlage und Verpflichtungen

Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen müssen ab 01.01.2025 regelmäßig als E-Rechnung ausgestellt werden. Hinsichtlich der Frage, ob es sich bei dem Geschäftspartner um einen inländischen Unternehmer handelt, wird es ausreichend sein, sich im Rahmen der kaufmännischen Sorgfaltspflichten auf dessen Angaben zu verlassen. Wenn also sonst keine weiteren Anhaltspunkte vorhanden sind, reichen die üblichen Maßnahmen aus.

E-Rechnungen sind vor diesem Hintergrund die Regel. Betroffen sind auch Gutschriften, Rechnungen im Reverse-Charge Mechanismus (§ 13b UStG), Rechnungen und Reiseleistungen.

Selbst Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen ausstellen, wenn der Empfänger ebenfalls ein Unternehmer ist.

Formate und Übermittlung

Eine E-Rechnung hat dabei nichts mit einer Rechnung im pdf.-Format zu tun, die per E-Mail übermittelt wird. Vielmehr wird ein Datensatz vom Rechnungssteller an den Rechnungsempfänger gesendet.

Die Inhalte einer Rechnung (§§ 14 und 14a UStG) müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein. Ein besonderes Augenmerk wird hier auf den Teil der Leistungsbeschreibung zu richten sein, der schon bei herkömmlichen Rechnungen eine Hürde dargestellt hat. Die Beschreibung muss so eindeutig sein, dass eine Identifizierung der abgerechneten Leistung möglich ist. Die Erfahrung zeigt, dass das bei begrenztem Raum oft nicht möglich sein wird. Ergänzende Angaben werden aber in einem in die E-Rechnung integrierten Anhang übermittelt werden können.

Die zulässigen Formate für E-Rechnungen umfassen insbesondere den XStandard und das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1. Auch europäische Formate wie FatturaPA (Italien) und Factur-X (Frankreich) sind erlaubt. Der strukturierte Teil der E-Rechnung, z.B. im XML-Format, ist maßgeblich.

Die E-Rechnung muss im geforderten Format alle umsatzsteuerrechtlich geforderten Informationen enthalten. Auszugehen ist dabei von einer Ursprungsdatei die die Übermittlung (Extraktion) der Daten aus dem verwendeten Rechnungsformat und die Umwandung der Daten in das Zielformat (entsprechend der Norm EN 16931) ermöglicht.

Ein Informationsverlust liegt vor, wenn sich der Inhalt oder die Bedeutung einer Information ändert oder diese nicht mehr erkennbar ist. Im Ergebnis muss der Rechnungsempfänger alle Daten erhalten und lesbar machen können, die ihm der Rechnungsteller sendet. Die E-Rechnungs-Systeme müssen miteinander kompatibel sein.

Welches – zulässige – Format verwendet werden soll, stellt eine zivilrechtliche Frage dar, die nur zwischen den Vertragsparteien zu entscheiden ist.

Die Nutzung von EDI-Formaten (wie das EDI-Verfahren EDIFACT) wird übrigens vom BMF als „anderweitiges Rechnungsformat“ angesehen und so möglich sein. So sollen bereits etablierte Systeme erhalten bleiben.

Die Übermittlung kann per E-Mail, über elektronische Schnittstellen oder Kundenportale erfolgen, jedoch nicht über externe Speichermedien wie USB-Sticks. Die Einschaltung von Dienstleistern, die die Rechnung erstellen und übermitteln, ist erlaubt, wenn bestimmte Sorgfaltspflichten beachtet werden.

Der Empfänger

Ab 01.01.2025 müssen E-Rechnungen in Empfang genommen werden. Die Finanzverwaltung verweist hier auf den Umstand, dass hierzu lediglich ein E-Mail-Postfach notwendig ist. Mit der Verpflichtung entfällt auch das Recht auf die Ausstellung herkömmlicher Rechnungen. Also auch wenn der Empfänger technisch nicht in der Lage ist, eine E-Rechnung zu empfangen, hat er aus rechtlicher Sicht keinen Anspruch auf eine Alternative.

Vorsteuerabzug

Wenn die E-Rechnung gesetzlich vorgeschrieben ist, dann muss sie auch verwendet werden. Das hat zur Folge, dass der Vorsteuerabzug, für den das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung Grundvoraussetzung ist, nur mit einer ordnungsgemäßen E-Rechnung gewährt wird. Wird eine sonstige Rechnung nach § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG ausgestellt, berechtigt diese nicht zum Vorsteuerabzug. Die Berichtigung der „falschen“ Rechnung durch eine E-Rechnung bleibt aber möglich. Auch die Rückwirkung der neu ausgestellten E-Rechnung im Hinblick auf den Vorsteuerabzug soll möglich sein, auch wenn die ursprüngliche Rechnung auf Grund des falschen Formats keinen Vorsteuerabzug gewährleistet hat.  

Die Einführung betrifft nicht Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise. Es gibt Übergangsregelungen, die den Vorsteuerabzug trotz anfänglicher Nutzung falscher Formate ermöglichen, sofern die Voraussetzungen nach § 27 Abs. 38 UStG erfüllt sind.

GoBD

Die Einführung der elektronischen Rechnung bringt sicher viele Vorteile mit sich. Eine Begleiterscheinung ist aber auch, dass die Finanzverwaltung eine Anpassung der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff angekündigt hat.

Die Auswertung von Rechnungen bei Prüfungen wird zukünftig einfacher werden.

Fazit

Die Umstellung auf elektronische Rechnungen ist nicht nur eine Frage der Effizienz und Kosteneinsparung, sondern auch eine gesetzliche Notwendigkeit. Unternehmen und öffentliche Einrichtungen sollten daher schnellstmöglich auf dieses System umstellen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und rechtliche Vorgaben zu erfüllen. Die rechtzeitige Anpassung an die neuen Regelungen sichert den reibungslosen Geschäftsablauf und die Einhaltung steuerlicher Pflichten.

Mit der Einführung der E-Rechnung sollte auch eine Überprüfung des bestehenden Compliance Management Systems erfolgen.